Benefícios do mapeamento de processos em projeto de conversão digital para gestão de documentos acadêmicos

Resumo

Em 2018, o Ministério da Educação passou a exigir a conversão digital de documentos acadêmicos de discentes, segundo uma série de especificações. Com grande massa documental acumulada nos arquivos acadêmicos, as instituições de ensino têm buscado estratégias que auxiliem no planejamento de ações a serem desenvolvidas para digitalização e conversão digital dos documentos. Nesse contexto, o mapeamento de processos funciona como ferramenta de alicerce operacional para o cumprimento da legislação e implantação da gestão de documentos. Partindo desta premissa, o objetivo deste trabalho é analisar o uso do mapeamento de processos como ferramenta para a gestão de documentos, no processo de conversão digital de uma Instituição de Ensino Superior e identificar os benefícios de sua aplicação. Para cumprir esse objetivo, os procedimentos metodológicos contemplam uma pesquisa qualitativa de natureza exploratória e descritiva. O método escolhido foi a pesquisa-ação e as técnicas de coleta de dados foram a observação, entrevista e análise documental. Como resultados, ratificou-se que o mapeamento de processos traz suporte à tomada de decisão para a Gestão de Documentos, auxiliando na redução de falhas na produção ou tramitação dos documentos, na acumulação de documentos e auxilia a criação de procedimentos organização, guarda e eliminação de documentos e para o acesso à informação e também auxilia na execução das práticas, a partir da padronização dos processos.