Beneficios del mapeo de procesos en un proyecto de conversión digital para la gestión de documentos académicos

Resumen

En 2018, el Ministerio de Educación comenzó a exigir la conversión digital de los documentos académicos de los estudiantes, según una serie de especificaciones. Ante una gran masa de documentos acumulados en archivos académicos, las instituciones educativas han buscado estrategias que ayuden en la planificación de acciones a desarrollar para la digitalización y conversión digital de documentos. En este contexto, el mapeo de procesos funciona como una herramienta base operativa para cumplir con la legislación e implementar la gestión documental. Partiendo de esta premisa, el objetivo de este trabajo es analizar el uso del mapeo de procesos como herramienta para la gestión documental, en el proceso de conversión digital de una Institución de Educación Superior e identificar los beneficios de su aplicación. Para lograr este objetivo, los procedimientos metodológicos incluyen una investigación cualitativa de carácter exploratorio y descriptivo. El método elegido fue la investigación-acción y las técnicas de recolección de datos fueron la observación, la entrevista y el análisis de documentos. Como resultados se confirmó que el mapeo de procesos apoya la toma de decisiones para la Gestión Documental, ayudando a reducir fallas en la producción o procesamiento de documentos, en la acumulación de documentos y coadyuva en la creación de procedimientos de organización, almacenamiento y disposición de documentos y el acceso a la información y también coadyuva en la ejecución de prácticas, basadas en la estandarización de procesos.